Atualizado em 5 de março de 2023.
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Algumas empresas nos questionam, para entender melhor, qual a necessidade e a importância da reunião entre o consultor empresarial e os profissionais do cliente – e também com os seus diretores e líderes. Há realmente a necessidade? Qual a frequência ideal e quanto tempo deve durar cada reunião?
Por isso, vamos apresentar algumas considerações à este respeito.
A primeira coisa a entender é que não há uma resposta padrão. As soluções de consultoria empresarial são desenvolvidas considerando a realidade e os objetivos do cliente e também a metodologia utilizada pela empresa de consultoria. Assim, toda a definição de frequência, duração, formato, participantes, e outros fatores, pode variar.
O passo inicial, portanto, é compreender a razão para a contratação de uma consultoria empresarial. Não se trata de uma terceirização; ou seja, o consultor não é aquele profissional que realiza um determinado trabalho para a sua empresa de modo a tirar da empresa a obrigação ou o comprometimento em realizá-la. Na verdade, o consultor trabalha em conjunto com a empresa. O papel desse profissional é somar e multiplicar.
Quando se pensa em uma consultoria empresarial, a empresa interessada deve considerar que está contratando uma ajuda experiente (e por experiência considere toda a bagagem de vivências, visão analítica e sistêmica e conhecimentos) para com ela trabalhar no alcance dos objetivos traçados.
Se há alguma dúvida sobre o trabalho de uma consultoria empresarial, confira esse material: Por que contratar uma consultoria empresarial?
Por que a reunião entre o consultor e o cliente?
Compreendido que o trabalho de uma consultoria é uma ajuda, um complemento, uma somatória ou até uma multiplicação de conhecimentos, experiências, oportunidades e visão, fica mais fácil de compreender a necessidade da realização de reuniões entre o consultor e o cliente.
Não se refere, portanto, a tomar o tempo do consultor ou do cliente (o tempo é cada vez mais um recurso valioso). As reuniões são, ao contrário, momentos propícios para que possa haver a troca benéfica de informações, conhecimentos e experiências entre o consultor e o cliente que resultam em análises, descobertas e tomadas de decisões mais acertadas.
Sem inibir o contato fora dos encontros, são nessas reuniões onde o trabalho evolui com mais intensidade. O relacionamento mais próximo favorece o bom andamento do trabalho, dá oportunidade para o consultor conhecer melhor os profissionais, a estrutura e a realidade do cliente e estimula as discussões que geram novas soluções.
Daí surge o parâmetro para definir a frequência e a duração ideal para as reuniões: o quanto os encontros podem favorecer ou atrapalhar o bom andamento do trabalho. Enquanto ajudar, quanto mais, melhor.
É importante não esquecer o que já foi dito: o consultor é um auxílio e, portanto, não deve ser visto como um funcionário a mais que cumpre horários rígidos e constantes.
Se, por um lado, as reuniões são benéficas, por outro também a distância pode ajudar no andamento do trabalho, pois é nela que o cliente percebe o quão apto está para caminhar sem a ajuda do consultor.
Reunião online e reunião presencial (in loco)
Há ainda que considerar a modalidade dessas reuniões: se presencial (in loco) ou à distância, através de videoconferência. Ou, quem sabe, ambas as alternativas simultaneamente.
Em ambos os casos, com o comprometimento das pessoas envolvidas, os resultados são excelentes.
A escolha pelo melhor método depende tanto do trabalho a ser realizado como também facilidade e da capacidade de adaptação do cliente em cada uma das alternativas.
Aproveitando melhor a reunião
Normalmente, as reuniões são todas pré-agendadas. Isso significa que a empresa saberá quando o consultor estará presente e com quem irá se reunir. E a melhor maneira de aproveitar as reuniões é se preparando para ela.
Ainda que as reuniões com o consultor tirem o profissional da sua rotina, e isso à primeira vista possa parecer um incômodo, é importante que tudo seja preparado. As informações e documentos solicitados pelo consultor devem ser levantados; os aspectos discutidos no encontro anterior sejam lembrados; as interrupções sejam evitadas; enfim, que todos os participantes estejam realmente envolvidos na reunião. Análises e decisões importantes serão tomadas.
Compreendendo melhor o trabalho da consultoria empresarial
Acesse o material gratuito da Decmer que expõe os motivos para a contratação: Por que contratar uma consultoria empresarial?
Esses artigos também podem ser úteis:
- Consultoria para micro empresas: sim ou não?
- Consultoria empresarial para pequenas empresas: vale a pena?
- Por que investir em consultoria para a sua empresa?
