Atualizado em 5 de março de 2023.
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Gerenciar um negócio não é tarefa simples. Além de ficar envolvido com burocracias e questões administrativas, muitas vezes o pequeno empreendedor tem que cuidar das vendas, atendimento ao cliente, compras, contas a pagar e a receber, controle de fluxo de caixa, entre outras atividades; enfim, literalmente o pequeno empresário brasileiro cobra o escanteio e vai para a área cabecear.
Ter um bom software de gestão financeira pode ajudar muito na rotina diária do empreendedor.
É comum vermos pequenas empresas controlando suas finanças em planilhas de Excel ou até mesmo no caderninho. O grande problema destes controles é a falta de informação em tempo real, da integração das informações e da facilidade de uso. Por facilidade de uso não me refiro à facilidade de preencher dados (a agilidade de anotar “100 reais de Fulano” em um caderno é indiscutível); porém, o trabalho árduo necessário para saber quanto de dinheiro está “na rua” – ou seja, quanto você tem a receber e quanto ainda tem que pagar no mês – é incomparável.
Veja algumas vantagens em ter um sistema de gestão financeira:
Informações disponíveis rapidamente
Se você se encaixa no empreendedor que usa planilhas, possivelmente tem uma planilha de fluxo de caixa para anotar os movimentos do dia e outra só para controlar contas a pagar e contas a receber. Se você tem um caderno, deve ter ao menos três: um para contas a pagar, outro para contas a receber e outro para o movimento diário.
Você já pensou na quantidade de furos que devem ter nestes cadernos e planilhas? E no caso da planilha, se alguém removeu uma fórmula, como você vai saber?
Um sistema de gestão financeira evita erros, pois não é possível apagar fórmulas, não é possível “riscar” um valor e colocar outro por cima sem querer. Além disso, os dados ficam todos à sua disposição de forma fácil e rápida.
Com muita facilidade você sabe quanto de dinheiro tem para receber no dia, semana, mês ou em qualquer período; de quem você tem que receber, quais clientes são inadimplentes, quais clientes você não deve vender mais (pois estão lhe devendo muito dinheiro) e qual é o tamanho da sua inadimplência.
Digamos que você tenha contas a pagar e verificou no seu controle de fluxo de caixa feito pelo sistema de gestão financeira que não terá dinheiro suficiente para cobrir os custos da semana, o que você poderia fazer se tivesse tudo anotado em um caderno? Somar tudo com muito trabalho para ver qual cliente lhe deve mais e negociar com ele, ou até mesmo ver quais clientes mais fáceis de serem cobrados… Com um sistema de gestão financeira você poderá com facilidade visualizar clientes que lhe devem bastante e efetuar ligações para negociar o pagamento de parte do débito ou dar um desconto para receber a quantia e assim poder cobrir o buraco no seu fluxo de caixa.
Mais controle financeiro
Um sistema de gestão financeira irá organizar suas contas a pagar por data, categoria e valor. Ainda por cima, você será alertado quando o vencimento estiver chegando. Isso impede que você tenha despesas extras com multas e juros por não pagamento.
Se você tiver uma alta inadimplência, o sistema irá lhe avisar quando o vencimento das contas a receber estiver chegando, permitindo que você envie um e-mail ou ligue alguns dias antes para aquele cliente que sempre esquece o dia do vencimento.
Isso ajuda você a manter seu fluxo de caixa em ordem e não depender de financiamentos para bancar o seu cliente.
E aí, o que achou destas vantagens?
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Sobre o autor
O QuantoSobra é um software de gestão 100% na nuvem para micro e pequenas empresas. Com ele é possível emitir Cupons Fiscais Eletrônicos (NFC-e), Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) e NFS-e, e realizar gestão financeira, de estoque, fazer DRE automatizado, entre outras funcionalidades. O sistema é muito fácil e integra todas informações do pequeno negócio com relatórios de fácil compreensão pelo micro empresário.
